Das Medienkonzept einer Schule hat nicht nur die Aufgabe, die Ausgaben für Hard- und Software gegenüber dem Schulträger zu begründen sondern vor allem pädagogische und didaktische Konzepte zu beschreiben, mit denen die Schule durch den Einsatz moderner Medientechnik gute Bildung und Erziehung in ihrem Schulprogramm festschreibt. Darin ist beschrieben, welche IT- und Medienkompetenz den Schülerinnen und Schülern nach Schulform, Altersstufe und Unterrichtsfach vermittelt werden soll.

In der Folge ausformulierter Unterrichtspläne kann der Fortbildungsbedarf eines Kollegiums ermittelt und nötige Ergänzungen zur IT-Infrastruktur ermittelt werden. Das Medienzentrum Kassel berät die Schulen bei der Erstellung ihrer Medienkonzepte. Dabei werden additive und integrative Unterrichtskonzepte berücksichtigt und immer auch Kriterien für eine Qualitätsermittlung gesucht.

Das Medienkonzept muss das umfassende Lernen mit neuen Medien an der Schule beschreiben. Der punktuelle Einsatz neuer Medien im Unterricht, z.B. das gelegentliche Lernen im Computerraum, fördert keine neue Lernkultur. Sie kann nur entstehen, wenn die neuen Medien ohne Medienbrüche im Lehr- und Lernprozess integriert sind. Das Medienkonzept trägt dazu bei, dass Lehren und Lernen nicht in unzureichenden Strukturen stattfinden muss.

Das Medienkonzept ist in der Regel Teil des Schulprogramms und enthält mindestens folgende Angaben:

• Das pädagogisch-didaktische Konzept
  enthält Angaben darüber, was Schülerinnen und Schüler zum Erwerb und zur Stärkung ihrer IT- und Medienkompetenz bezogen auf Schulform, Jahrgangsstufe und Unterrichtsfach lernen sollen.
• Das Fortbildungskonzept
  Lehrkräfte müssen die im pädagogisch-didaktischen Konzept festgelegten Inhalte vermitteln können. Das gesamte Kollegium muss einbezogen werden können. Voraussetzung dazu ist ein schlüssiges Fortbildungskonzept der Schule. Das Medienzentrum Kassel richtet sein Fortbildungsangebot zeitnah an den vorgelegten  Anforderungen aus.
• IT-Infrastruktur
  Die IT-Infrastruktur muss so angelegt sein, dass jede Lehrkraft im Unterricht das pädagogisch-didaktische Konzept umsetzen kann. Ausgehend von der Ist-Situation werden notwendige Veränderungen und Ergänzungen der IT-Infrastruktur beschrieben.
  
  Das Medienzentrum erstellt ein passendes
  
• Technisches Konzept
  In der Stadt Kassel haben die allgemein bildenden Schulen ein einheitliches Betriebs- und Servicekonzept. Das Medienzentrum Kassel organisiert die Konzeption, Beschaffung, Einrichtung und den Support von Informationstechnik an Schulen der Stadt Kassel. Standardisierten Server-Lösungen und Benutzerverwaltungen - identische und damit transparente Rahmenbedingungen in allen Schulen -  spezielle Schutzmaßnahmen in allen PCs gegen versehentliche oder absichtliche Manipulationen - einbeziehung von Desaster & Recovery-Maßnahmen für den zentralen Server und alle PC - automatisierte Wiederherstellung der ausgefallenen Systeme -  intelligente Software-Verteilungssystemen zum Einrichten neuer Software und Updates - gezielte Hilfestellungen über ein Support- und Fortbildungs-Konzept - Fernwartung.
  
  Der Schulträger (Stadt Kassel) erstellt ein passendes
  
• Finanzierungskonzept
  Die Realisierung schulischer IT-Systemlösung ist eine Aufgabe, die den Schulträgern in Zusammenarbeit mit den Schulleitungen und IT-Beauftragten zufällt. Neben der Beschaffung der Ausstattung ist der Schulträger auch für eine funktionierende IT-Infrastruktur zuständig. In der Gesamtkostenanalyse machen besonders Betrieb, Wartung und Support der Hard- und Software sowie der Netzwerke ein Vielfaches an Kosten der Erstbeschaffung der IT aus. Um Fehlinvestitionen zu vermeiden, erfolgt eine langfristige Planung, die pädagogische Ansprüche, zur Verfügung stehende Ressourcen und die örtlich individuellen Bedingungen mit einschließt.  Auf schulübergreifender Ebene wird ein Technologieplan verabschiedet, der sowohl den Anforderungen der Schulen gerecht wird, technisch durchführbar ist und eine feste Verankerung im Haushalt der Stadt Kassel hat.
  

Die neuen Medien haben die Lehr- und Lernkultur verändert. An Beispielen wie Wikipedia, Web 2.0 wird sichtbar, dass zwar Investitionen nötig sind für aktuelle Informationstechnik, dass dabei aber auch Lehr- und Lermittellosten sinken. Online Lernplattformen wie z.B. Manhattan, das durch das Medienzentrum Kassel zur Verfügung gestellt wird, ermöglichen die Verwendung von Unterrichtsmaterial für jede Unterrichtssituation. Unterrichtsmedien des Medienzentrums Kassel stehen bald in digitaler Form im Netz zur Verfügung. Das Medienzentrum versorgt alle Schulen mit Lizenzen ausgewählter Unterrichtssoftware. So stehen umfangreiche Lernprogramme wie z.B. Schreiblabor, Lernwerkstatt Grundschule, Lernwerkstatt Sek1, und Antolin (Lesekompetenzerwerb) allen Schulen zur Verfügung. Mit diesen Möglichkeiten lässt sich der Unterricht heute bereits weitgehend digital und interaktiv gestalten.